В РФ с 2015 года задействовано новое правило для гостиниц и объектов туристической отрасли. Сейчас данные всех постояльцев (независимо от гражданства) заведение отсылает в Федеральную Миграционную службу (ФМС). Неисполнение данного обязательства чревато довольно значительным взысканием - до 300 тысяч рублей. Менеджер гостиницы сам вправе выбирать вариант передачи данных. Это могут быть как документы на бумажных носителях, так и электронные авизо.
Тем не менее в условиях инновационного информационного оснащения всех предприятий трудно представить канцелярский персонал гостиницы, отчет которой будет оформляться вручную. Кроме того, надо принимать во внимание, что данные должны быть актуальными, иначе говоря для гарантирования своевременной передачи отчетности о постояльцах компания вынуждена будет иметь курьера для доставки документов в офис миграционной службы. Вследствие чего, почти все гостиницы приняли решение вести электронный обмен документаций с ФМС. Для удобства пользователей было разработано несколько специальных программ.
Чаще всего управленческая структура гостиницы уже взаимодействует со специальными софтами, разрешающими автоматизировать операцию оформления и учета квартирантов. Удобный интерфейс дает возможность сократить время на поселение в несколько раз. Персонал гостиницы обучен работе с данными программами и уже адаптировался в реалии ит технологий. Однако изучение нового программного продукта множественным персоналом - достаточно сложный процесс. Создатели специальной программы для пересылки сведений о постояльцах контурфмс рекомендуют отличное решение. Оператору не требуется вводить данные через специальное окно интерфейса программы. Да и копирование одних и тех же данных вручную, было бы с программной точки зрения нецелесообразным. Отчетность формируется из файла экспорта данных штатной программы, которая уже есть на вооружении администраторов гостиницы. Данный процесс совершается очень быстро под руководством ответственного лица предприятия.
Федеральная миграционная служба имеет мощнейшие серверы, какие хранят информацию с туристических объектов и гостиниц всей Российской Федерации. Одновременно с этим хозяйственный субъект, направивший сведения в фмс имеет непрерывный доступ к данным, касающимся их постояльцев. Кроме того у гостиниц теперь есть возможность отслеживания сведений о постояльцах для обеспечения внутренней безопасности.
